Règlement d’ordre intérieur du conseil - Texte coordonné
Conseil du 27.02.2013 – ROI initial
Conseil du 20.06.2013 – modification
Conseil du 19.12.2014 – modification
Conseil du 24.09.2015 – modification
Conseil du 26.11.2015 - modification
TITRE I – LE FONCTIONNEMENT DU CONSEIL COMMUNAL
Chapitre 1er – Le tableau de préséance
Section unique – L'établissement du tableau de préséance
Article 1er – Il est établi un tableau de préséance des conseillers communaux dès après l'installation du conseil communal.
Article 2 - L’ordre de préséance des conseillers communaux est arrêté comme suit :
Suivant le nombre de voix :
- En premier, les représentants de la majorité du conseil communal.
- i. Au sein de la majorité, en premier les représentants du groupe politique majoritaire de la majorité et ensuite de manière dégressive en fonction du nombre d’élus de chaque groupe politique.
- ii. En cas de nombre égal d’élus entre deux ou plusieurs groupes, la priorité sera accordée au groupe politique dont les élus ont obtenu le plus grand nombre de voix de préférence sans tenir compte du report de liste.
- iii. En cas de nouvelle égalité, le groupe politique dont les élus sont les plus jeunes sera prioritaire.
- iv. En cas de nouvelle égalité, un tirage au sort sera effectué.
- En second, les représentants de la minorité au conseil communal.
- i. Au sein de la minorité, en premier les représentants du groupe politique majoritaire de la minorité et ensuite de manière dégressive en fonction du nombre d’élus de chaque groupe politique.
- ii. En cas de nombre égal d’élus entre deux ou plusieurs groupes, la priorité sera accordée au groupe politique dont les élus ont obtenu le plus grand nombre de voix de préférence sans tenir compte du report de liste.
- iii. En cas de nouvelle égalité, le groupe politique dont les élus sont les plus jeunes sera prioritaire.
- iv. En cas de nouvelle égalité, un tirage au sort sera effectué.
Article 3 – Par nombre de votes obtenus, on entend: le nombre de votes attribués individuellement à chaque candidat après dévolution aux candidats des votes de liste favorables à l'ordre de présentation de celle-ci, à laquelle il est procédé conformément aux articles L4145-11 à L4145-14 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation.
En cas de parité de votes obtenus par deux conseillers d'égale ancienneté de service, la préséance est réglée selon le rang qu'ils occupent sur la liste s'ils ont été élus sur la même liste, ou selon l'âge qu'ils ont au jour de l'élection s'ils ont été élus sur des listes différentes, la priorité étant alors réservée au conseiller le plus âgé.
Dans le cas où un suppléant vient à être installé à la même séance que les conseillers titulaires suite au désistement explicite d'un élu, il n'est tenu compte que de ses voix individuelles, conformément à l'article L4145-14 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation.
Article 4 – L'ordre de préséance des conseillers communaux est sans incidence sur les places à occuper par les conseillers communaux pendant les séances du conseil. Il n'a pas non plus d'incidence protocolaire.
Chapitre 2 – Les réunions du conseil communal
Section 1 - La fréquence des réunions du conseil communal
Article 5 - Le conseil communal se réunit toutes les fois que l'exigent les affaires comprises dans ses attributions et au moins dix fois par an. La réunion se tiendra généralement le 4ème jeudi du mois.
Lorsqu’un(e) Conseiller(ère) communal(e) en fera la demande, le conseil communal procèdera à un vote afin de fixer les date et heure de la séance suivante. La demande sera remise par écrit par le (la) conseiller(ère) communal(e) au (à la) Président(e) du conseil au moment de l’ouverture de la séance publique. La demande sera motivée et contiendra une proposition de jour et heure. Le vote sur cette demande interviendra en ouverture de la séance huis-clos.
La demande devra porter sur un empêchement majeur. Par évènement majeur il faut entendre horaire de travail, ou situation exceptionnelle imprévisible.
Lorsqu'au cours d'une année, le conseil s'est réuni moins de dix fois, durant l'année suivante, le nombre de conseillers requis à l'article 8 du présent règlement (en application de l'article L1122-12, alinéa 2 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation), pour permettre la convocation du conseil est réduit au quart des membres du conseil communal en fonction.
Section 2 - La compétence de décider que le conseil communal se réunira
Article 6 - Sans préjudice des articles 7 et 8, la compétence de décider que le conseil communal se réunira tel jour, à telle heure, appartient au collège communal.
Article 7 - Lors d'une de ses réunions, le conseil communal – si tous ses membres sont présents – peut décider à l'unanimité que, tel jour, à telle heure, il se réunira à nouveau afin de terminer l'examen, inachevé, des points inscrits à l'ordre du jour.
Article 8 - Sur la demande d'un tiers des membres du conseil communal en fonction ou – en application de l'article 5, alinéa 2, du présent règlement et conformément à l'article L1122-12, alinéa 2, du Code de la démocratie locale et de la décentralisation – sur la demande du quart des membres du conseil communal en fonction, le collège communal est tenu de le convoquer aux jour et heure indiqués.
Lorsque le nombre des membres du conseil communal en fonction n'est pas un multiple de trois ou de quatre, il y a lieu, pour la détermination du tiers ou du quart, d'arrondir à l'unité supérieure le résultat de la division par trois ou par quatre.
Section 3 - La compétence de décider de l'ordre du jour des réunions du conseil communal
Article 9 - Sans préjudice des articles 11 et 12, la compétence de décider de l'ordre du jour des réunions du conseil communal appartient au collège communal.
Article 10 - Chaque point à l'ordre du jour donnant lieu à une décision doit être accompagné par un projet de délibération.
Article 11 - Lorsque le collège communal convoque le conseil communal sur la demande d'un tiers ou d'un quart de ses membres en fonction, l'ordre du jour de la réunion du conseil communal comprend, par priorité, les points indiqués par les demandeurs de la réunion.
Article 12 - Tout membre du conseil communal peut demander l'inscription d'un ou de plusieurs points supplémentaires à l'ordre du jour d'une réunion du conseil, étant entendu:
a) que toute proposition étrangère à l'ordre du jour doit être remise au bourgmestre ou à celui qui le remplace, au moins cinq jours francs avant la réunion du conseil communal;
b) qu'elle doit être accompagnée d'une note explicative ou de tout document propre à éclairer le conseil communal;
c) que, si elle donne lieu à décision, elle doit être accompagnée d'un projet de délibération, conformément à l'article 10 du présent règlement;
d) qu'il est interdit à un membre du collège communal de faire usage de cette faculté;
e) que l’auteur de la proposition présente son point lors de la réunion du conseil communal.
En l’absence de l’auteur de la proposition pour présenter son point lors de la réunion du conseil communal, ledit point n’est pas examiné.
Par "cinq jours francs", il y a lieu d'entendre cinq jours de vingt-quatre heures, cela signifiant que le jour de la réception de la proposition étrangère à l'ordre du jour par le bourgmestre ou par celui qui le remplace et celui de la réunion du conseil communal ne sont pas compris dans le délai.
Le bourgmestre ou celui qui le remplace transmet sans délai les points complémentaires de l'ordre du jour de la réunion du conseil communal à ses membres.
Section 4 - L'inscription, en séance publique ou en séance à huis clos, des points de l'ordre du jour des réunions du conseil communal
Article 13 - Sans préjudice des articles 14 et 15, les réunions du conseil communal sont publiques.
Article 14 - Sauf lorsqu'il est appelé à délibérer du budget, d'une modification budgétaire ou des comptes, le conseil communal, statuant à la majorité des deux tiers de ses membres présents, peut, dans l'intérêt de l'ordre public et en raison des inconvénients graves qui résulteraient de la publicité, décider que la réunion du conseil ne sera pas publique.
Lorsque le nombre des membres du conseil communal présents n'est pas un multiple de trois, il y a lieu, pour la détermination des deux tiers, d'arrondir à l'unité supérieure le résultat de la division par trois suivie de la multiplication par deux.
Article 15 - La réunion du conseil communal n'est pas publique lorsqu'il s'agit de questions de personnes.
Dès qu'une question de ce genre est soulevée, le président prononce le huis clos.
Article 16 - Lorsque la réunion du conseil communal n'est pas publique, seuls peuvent être présents:
- les membres du conseil,
- le président du conseil de l'action sociale[1] et, le cas échéant, l'échevin désigné hors conseil conformément à l'article L1123-8, par. 2, al. 2, du Code de la démocratie locale et de la décentralisation,
- le secrétaire,
- le cas échéant, toute personne dont la présence est requise en vertu d’une disposition légale ou réglementaire,
- et, s'il y échet, des personnes appelées pour exercer une tâche professionnelle.
-
Article 17 - Sauf en matière disciplinaire, la séance à huis clos ne peut avoir lieu qu'après la séance publique.
S'il paraît nécessaire, pendant la séance publique, de continuer l'examen d'un point en séance à huis clos, la séance publique peut être interrompue, à cette seule fin.
Section 5 - Le délai entre la réception de la convocation par les membres du conseil communal et sa réunion
Article 18 - Sauf les cas d'urgence, la convocation du conseil communal – laquelle indique, avec suffisamment de clarté les points de l’ordre du jour et est accompagnée d’une note de synthèse explicative se fait, par écrit et à domicile, au moins sept jours francs avant celui de la réunion.
Ce délai est ramené à deux jours francs lorsqu'il s'agit des deuxième et troisième convocations du conseil communal, dont il est question à l'article L1122-17, alinéa 3, du Code de la démocratie locale et de la décentralisation.
Par "sept jours francs" et par "deux jours francs", il y a lieu d'entendre respectivement, sept jours de vingt-quatre heures et deux jours de vingt-quatre heures, cela signifiant que le jour de la réception de la convocation par les membres du conseil communal et celui de sa réunion ne sont pas compris dans le délai.
Article 19 – Pour l'application de l'article 18 du présent règlement et de la convocation "à domicile", il y a lieu d'entendre ce qui suit: la convocation est portée au domicile des conseillers.
Par "domicile", il y a lieu d'entendre l'adresse d'inscription du conseiller au registre de population.
Chaque conseiller indiquera de manière précise la localisation de sa boîte aux lettres.
A défaut de la signature du conseiller en guise d'accusé de réception, le dépôt de la convocation dans la boîte aux lettres désignée, attesté par un agent communal, sera valable.
Les conseillers qui en exprimeront la demande par écrit pourront, en outre, recevoir la convocation par voie électronique, ladite transmission sera soumise au respect des délais prévus à l'article 18.
Section 6 - La mise des dossiers à la disposition des membres du conseil communal
Article 20 - Sans préjudice de l'article 22, pour chaque point de l'ordre du jour des réunions du conseil communal, toutes les pièces se rapportant à ce point – en ce compris le projet de délibération visé à l'article 10 du présent règlement – sont mises à la disposition, sans déplacement, des membres du conseil, et ce, dès l'envoi de l'ordre du jour.
Durant les heures d'ouverture des bureaux, les membres du conseil communal peuvent consulter ces pièces au secrétariat communal. Chaque groupe politique peut demander la remise d’un exemplaire gratuit de chaque dossier présenté au Conseil communal. Chaque exemplaire supplémentaire sera facturé au même montant que celui repris à l’article 79. Chaque conseiller communal recevra à son adresse mail une copie des dossiers demandés.
Article 21 – Le Secrétaire communal ou le fonctionnaire désigné par lui ainsi que le Receveur communal ou le fonctionnaire désigné par lui se tiennent à la disposition des membres du conseil communal qui le demandent afin de leur donner des explications techniques au sujet des documents figurant aux dossiers dont il est question à l'article 20.
Les fonctionnaires cités au présent article seront disponibles le lundi de 17 h à 18 h 30 ainsi que le mardi et le jeudi de 10 h à 12 h.
Article 22 - Au plus tard sept jours francs avant la réunion au cours de laquelle le conseil communal est appelé à délibérer du budget, d'une modification budgétaire ou des comptes, le collège communal remet à chaque membre du conseil communal un exemplaire du projet de budget, du projet de modification budgétaire ou des comptes.
Par "sept jours francs", il y a lieu d'entendre sept jours de vingt-quatre heures, cela signifiant que le jour de la réception du projet de budget, du projet de modification budgétaire ou des comptes par les membres du conseil communal et celui de sa réunion ne sont pas compris dans le délai.
Le projet est communiqué tel qu'il sera soumis aux délibérations du conseil communal, dans la forme prescrite, et accompagné des annexes requises pour son arrêt définitif, à l'exception, pour ce qui concerne les comptes, des pièces justificatives.
Le projet de budget et les comptes sont accompagnés d'un rapport.
Le rapport comporte une synthèse du projet de budget ou des comptes. En outre, le rapport qui a trait au budget définit la politique générale et financière de la commune ainsi que tous les éléments utiles d'information, et celui qui a trait aux comptes synthétise la gestion des finances communales durant l'exercice auquel ces comptes se rapportent.
Avant que le conseil communal délibère, le collège communal commente le contenu du rapport.
Pour les comptes, outre le rapport évoqué ici, est également jointe la liste des adjudicataires des marchés de travaux, de fournitures ou de services pour lesquels le conseil a choisi le mode de passation et a fixé les conditions, conformément à l'article L1312-1, alinéa 1er du Code de la démocratie locale et de la décentralisation.
Section 7 - L'information à la presse et aux habitants
Article 23 - Les lieu, jour et heure et l'ordre du jour des réunions du conseil communal sont portés à la connaissance du public par voie d'affichage à la maison communale, dans les mêmes délais que ceux prévus aux articles L1122-13, L1122-23 et L1122-24, alinéa 3, du Code de la démocratie locale et de la décentralisation, relatifs à la convocation du conseil, ainsi que par un avis diffusé sur le site internet de la commune.
La presse et les habitants intéressés de la commune sont, à leur demande et dans un délai utile, informés de l'ordre du jour des réunions du conseil communal. Le délai utile ne s'applique pas pour des points qui sont ajoutés à l'ordre du jour après l'envoi de la convocation conformément à l'article L1122-13 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation.
A la demande des personnes intéressées, la transmission de l'ordre du jour peut s'effectuer gratuitement par voie électronique.
Section 8 - La compétence de présider les réunions du conseil communal
Article 24 – Sans préjudice de la norme prévue à l'article L1122-15 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation pour la période antérieure à l'adoption du pacte de majorité par le conseil communal, la compétence de présider les réunions du conseil communal appartient au bourgmestre, à celui qui le remplace, ou le cas échéant, au président d’assemblée tel que désigné en vertu de l’article L1122-34 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation.
Lorsque le bourgmestre n'est pas présent dans la salle de réunion à l'heure fixée par la convocation, il y a lieu:
- de considérer qu'il est absent ou empêché, au sens de l'article L1123-5 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation,
- et de faire application de cet article.
Lorsque le président, désigné conformément à l’article L1122-34 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation, n'est pas présent dans la salle de réunion à l'heure fixée par la convocation, il est remplacé par le bourgmestre ou celui qui le remplace.
Section 8bis – Quant à la présence du secrétaire communal
Article 24bis - Lorsque le secrétaire communal n’est pas présent dans la salle de réunion à l’heure fixée par la convocation, ou lorsqu’il doit quitter la séance parce qu’il se trouve en situation d’interdiction (CDLD, art. L1122-19), le conseil communal désigne un secrétaire momentané parmi les conseillers communaux, pour le remplacer pendant la durée de son absence au cours de la séance.
Section 9 - La compétence d'ouvrir et de clore les réunions du conseil communal
Article 25 - La compétence d'ouvrir et de clore les réunions du conseil communal appartient au président.
La compétence de clore les réunions du conseil communal comporte celle de les suspendre.
Article 26 - Le président doit ouvrir les réunions du conseil communal au plus tard un quart d'heure après l'heure fixée par la convocation.
Article 27 - Lorsque le président a clos une réunion du conseil communal:
a) celui-ci ne peut plus délibérer valablement;
b) la réunion ne peut pas être rouverte.
Section 10 - Le nombre de membres du conseil communal devant être présents pour qu'il puisse délibérer valablement
Article 28 - Sans préjudice de l'article L1122-17, alinéa 2, du Code de la démocratie locale et de la décentralisation, le conseil communal ne peut prendre de résolution si la majorité de ses membres en fonction n'est présente.
Par "la majorité de ses membres en fonction", il y a lieu d'entendre:
- la moitié plus un demi du nombre des membres du conseil communal en fonction, si ce nombre est impair;
- la moitié plus un du nombre des membres du conseil en fonction, si ce nombre est pair.
-
Article 29 - Lorsque, après avoir ouvert la réunion du conseil communal, le président constate que la majorité de ses membres en fonction n'est pas présente, il la clôt immédiatement.
De même, lorsque, au cours de la réunion du conseil communal, le président constate que la majorité de ses membres en fonction n'est plus présente, il la clôt immédiatement.
Section 11 - La police des réunions du conseil communal
Sous-section 1ère - Disposition générale
Article 30 - La police des réunions du conseil communal appartient au président.
Sous-section 2 - La police des réunions du conseil communal à l'égard du public
Article 31 - Le président peut, après en avoir donné l'avertissement, faire expulser à l'instant du lieu de l'auditoire tout individu qui donnera des signes publics soit d'approbation, soit d'improbation, ou excitera au tumulte de quelque manière que ce soit.
Le président peut, en outre, dresser procès-verbal à charge du contrevenant, et le renvoyer devant le tribunal de police qui pourra le condamner à une amende d'un à quinze euros ou à un emprisonnement d'un à trois jours, sans préjudice d'autres poursuites, si le fait y donne lieu.
Sous-section 3 - La police des réunions du conseil communal à l'égard de ses membres
Article 32 - Le président intervient:
- de façon préventive, en accordant la parole, en la retirant au membre du conseil communal qui persiste à s'écarter du sujet, en mettant aux voix les points de l'ordre du jour;
- de façon répressive, en retirant la parole au membre du conseil qui trouble la sérénité de la réunion, en le rappelant à l'ordre, en suspendant la réunion ou en la levant. Sont notamment considérés comme troublant la sérénité de la réunion du conseil communal, ses membres:
- qui prennent la parole sans que le président la leur ait accordée,
- qui conservent la parole alors que le président la leur a retirée,
- ou qui interrompent un autre membre du conseil pendant qu'il a la parole.
Tout membre du conseil communal qui a été rappelé à l'ordre peut se justifier, après quoi le président décide si le rappel à l'ordre est maintenu ou retiré.
Enfin, le président pourra également exclure le membre du conseil de la réunion si celui-ci excite au tumulte de quelque manière que ce soit.
Article 33 - Plus précisément, en ce qui concerne l'intervention du président de façon préventive, celui-ci, pour chaque point de l'ordre du jour:
a) le commente ou invite à le commenter;
b) accorde la parole aux membres du conseil communal qui la demandent, étant entendu qu'il l'accorde selon l'ordre des demandes et, en cas de demandes simultanées, selon l'ordre du tableau de préséance tel qu'il est fixé au Titre I, Chapitre 1er du présent règlement;
c) clôt la discussion;
d) circonscrit l'objet du vote et met aux voix, étant entendu que le vote porte d'abord sur les modifications proposées au texte initial.
Les points de l'ordre du jour sont discutés dans l'ordre indiqué par celui-ci, à moins que le conseil communal n'en décide autrement.
Les membres du conseil communal ne peuvent pas demander la parole plus de deux fois à propos du même point de l'ordre du jour, sauf si le président en décide autrement.
Section 12 - La mise en discussion de points non-inscrits à l'ordre du jour de la réunion du conseil communal
Article 34 - Aucun point non inscrit à l'ordre du jour de la réunion du conseil communal ne peut être mis en discussion, sauf dans les cas d'urgence où le moindre retard pourrait occasionner du danger.
L'urgence est déclarée par les deux tiers au moins des membres du conseil communal présents; leurs noms sont insérés au procès-verbal de la réunion.
Lorsque le nombre des membres du conseil communal présents n'est pas un multiple de trois, il y a lieu, pour la détermination des deux tiers, d'arrondir à l'unité supérieure le résultat de la division par trois suivie de la multiplication par deux.
Section 13 - Le nombre de membres du conseil communal devant voter en faveur de la proposition pour que celle-ci soit adoptée
Sous-section 1ère - Les résolutions autres que les nominations et les présentations de candidats
Article 35 - Les résolutions sont prises à la majorité absolue des suffrages; en cas de partage, la proposition est rejetée.
Par "la majorité absolue des suffrages", il y a lieu d'entendre:
- la moitié plus un demi du nombre des votes, si ce nombre est impair;
- la moitié plus un du nombre des votes, si ce nombre est pair.
Pour la détermination du nombre des votes, n'interviennent pas:
- les abstentions,
- et, en cas de scrutin secret, les bulletins de vote nuls.
En cas de scrutin secret, un bulletin de vote est nul lorsqu'il comporte une indication permettant d'identifier le membre du conseil communal qui l'a déposé.
Sous-section 2 - Les nominations et les présentations de candidats
Article 36 - En cas de nomination ou de présentation de candidats, si la majorité absolue n'est pas obtenue au premier tour du scrutin, il est procédé à un scrutin de ballottage entre les deux candidats qui ont obtenu le plus grand nombre de voix.
A cet effet, le président dresse une liste contenant deux fois autant de noms qu’il y a de nominations ou de présentations à faire.
Les suffrages ne peuvent être donnés qu'aux candidats portés sur cette liste.
La nomination ou la présentation a lieu à la pluralité des voix. En cas de parité des voix, le plus âgé des candidats est préféré.
Section 14 - Vote public ou scrutin secret
Sous-section 1ère – Le principe
Article 37 - Sans préjudice de l'article 38, le vote est public.
Article 38 - Les présentations de candidats, les nominations aux emplois, les mises en disponibilité, les suspensions préventives dans l'intérêt du service et les sanctions disciplinaires font l'objet d'un scrutin secret.
Sous-section 2 - Le vote public
Article 39 -
Sans préjudice de l'alinéa 2, lorsque le vote est public, les membres du conseil communal votent à main levée.
Le vote se fait à haute voix chaque fois qu'un tiers des membres du conseil communal présents le demandent.
Lorsque le nombre des membres du conseil communal présents n'est pas un multiple de trois, il y a lieu, pour la détermination du tiers, d'arrondir à l'unité supérieure le résultat de la division par trois.
Article 40 - Le président commence à faire voter à un bout de table et fait s'exprimer les conseillers dans l'ordre physique où ils sont assis.
Article 41 - Après chaque vote public, le président proclame le résultat de celui-ci.
Article 42 - Lorsque le vote est public, le procès-verbal de la réunion du conseil communal indique, pour chaque membre du conseil, s'il a voté en faveur de la proposition ou s'il a voté contre celle-ci ou s'il s'est abstenu.
Sous-section 3 - Le scrutin secret
Article 43 - En cas de scrutin secret:
a) le secret du vote est assuré par l'utilisation de bulletins de vote préparés de façon telle que pour voter, les membres du conseil communal n'aient plus, sauf s'ils ont décidé de s'abstenir, qu'à noircir un cercle ou à tracer une croix sur un cercle sous "oui" ou qu'à noircir un ou plusieurs cercles ou à tracer une croix sur un ou plusieurs cercles sous "non";
b) l'abstention se manifeste par le dépôt d'un bulletin de vote blanc, c'est-à-dire d'un bulletin de vote sur lequel le membre du conseil communal n'a noirci aucun cercle ou n'a tracé une croix sur aucun cercle.
Article 44 - En cas de scrutin secret:
a) pour le vote et pour le dépouillement, le bureau est composé du président et des deux membres du conseil communal les plus jeunes ;
b) avant qu'il ne soit procédé au dépouillement, les bulletins de vote déposés sont comptés; si leur nombre ne coïncide pas avec celui des membres du conseil communal ayant pris part au vote, les bulletins de vote sont annulés et les membres du conseil sont invités à voter une nouvelle fois;
c) tout membre du conseil communal est autorisé à vérifier la régularité du dépouillement.
Article 45 - Après chaque scrutin secret, le président proclame le résultat de celui-ci.
Section 15 - Le contenu du procès-verbal des réunions du conseil communal
Article 46 - Le procès-verbal des réunions du conseil communal reprend, dans l'ordre chronologique, tous les objets mis en discussion ainsi que la suite réservée à tous les points pour lesquels le conseil n'a pas pris de décision. De même, il reproduit clairement toutes les décisions.
Le procès-verbal contient donc:
- le texte complet, y compris leur motivation, de toutes les décisions intervenues;
- la suite réservée à tous les points de l'ordre du jour n'ayant pas fait l'objet d'une décision;
- la constatation que toutes les formalités légales ont été accomplies: nombre de présents, vote en séance publique ou à huis clos, vote au scrutin secret, résultat du vote avec, le cas échéant, les mentions prévues à l'article 42 du présent règlement.
Le procès-verbal contient également la transcription des interpellations des habitants, telles que déposées conformément aux articles 67 et suivants du présent règlement, ainsi que la réponse du collège et la réplique.
Il contient également l’indication des questions posées par les conseillers communaux conformément aux articles 75 et suivants du présent règlement.
Article 47 - les commentaires préalables ou postérieurs aux décisions, ainsi que toute forme de commentaires extérieurs aux décisions ne seront consignés dans le procès-verbal que sur la demande expresse du conseiller qui a émis la considération et qui la dépose sur support écrit, moyennant acceptation du conseil à la majorité absolue des suffrages, telle que définie à l’article 35 du présent règlement.
Section 16 - L'approbation du procès-verbal des réunions du conseil communal
Article 48 - Le procès-verbal de la réunion précédente est soumis à l’approbation du conseil communal en début de séance.
L'article 20 du présent règlement, relatif à la mise des dossiers à la disposition des conseillers, est applicable au procès-verbal des réunions du conseil communal.
Article 49 - Tout membre du conseil communal a le droit, pendant la réunion, de faire des observations sur la rédaction du procès-verbal de la réunion précédente. Si ces observations sont adoptées, le secrétaire est chargé de présenter, séance tenante ou au plus tard à la séance suivante, un nouveau texte conforme à la décision du conseil.
Si la réunion s'écoule sans observations, le procès-verbal de la réunion précédente est considéré comme adopté et signé par le bourgmestre ou celui qui le remplace et le secrétaire.
Chaque fois que le conseil communal le juge convenable, le procès-verbal est rédigé séance tenante, en tout ou en partie, et signé par les membres du conseil présents.
Sans préjudice de l’article L1122-29, alinéa 2, du Code de la démocratie locale et de la décentralisation, le procès-verbal du conseil communal relatif aux points en séance publique, une fois approuvé, est publié sur le site internet de la commune.
Chapitre 3 - Les commissions dont il est question à l'article L1122-34, par. 1er, alinéa 1er, du Code de la démocratie locale et de la décentralisation
Article 50 – Le conseil communal peut créer, en son sein, des commissions qui ont pour mission de préparer les discussions lors des séances du conseil communal.
Chaque commission est composée de 5 membres du conseil communal.
Article 51 - Les commissions dont il est question à l'article 50 sont présidées, chacune, par un membre du conseil communal; celui-ci et les autres membres desdites commissions sont nommés par le conseil communal, étant entendu:
a) que, commission par commission, les mandats de celle-ci sont répartis proportionnellement entre les groupes qui composent le conseil communal,
b) que, en vue de la nomination, par le conseil communal, des membres de chaque commission, les groupes présentent, chacun, leurs candidats, commission par commission; le nombre de candidats présentés par chaque groupe est égal à celui des mandats auxquels il a droit;
c) que les actes de présentation signés par la majorité des membres du conseil communal formant le groupe qui effectue la présentation, sont déposés entre les mains du bourgmestre, au plus tard trois jours avant la réunion à l'ordre du jour de laquelle figure la nomination des membres des commissions.
Le secrétariat des commissions dont il est question à l'article 50 est assuré par le secrétaire communal ou par le ou les fonctionnaires communaux désignés par lui.
Les commissions peuvent toujours entendre des experts et des personnes intéressées.
Article 52 - Les commissions dont il est question à l'article 50 se réunissent, sur convocation de leur président, toutes les fois que, par l'intermédiaire de celui-ci, une proposition leur est soumise, pour avis, par le conseil communal, par le collège communal ou par un membre du conseil.
Article 53 - L'article 18, alinéa 1er, du présent règlement – relatif aux délais de convocation du conseil communal - est applicable à la convocation des commissions dont il est question à l'article 50.
Article 54 - Les commissions dont il est question à l'article 50 formulent leur avis, quel que soit le nombre de leurs membres présents, à la majorité absolue des suffrages.
Article 55 - Les réunions des commissions dont il est question à l'article 50 ne sont pas publiques, cela signifiant que, sans préjudice de l'article L1122-34, par. 1er, alinéa 3, du Code de la démocratie locale et de la décentralisation, seuls peuvent être présents:
- les membres de la commission,
- le secrétaire,
- s'il y échait, des personnes appelées pour exercer une tâche professionnelle,
- tout conseiller communal non membre d’une commission, même sans y avoir été convoqué.
-
Chapitre 4 – Les réunions conjointes du conseil communal et du conseil de l'action sociale
Article 56 – Conformément à l'article 26bis, par. 5, alinéa 2 et 3, de la loi organique des CPAS, il sera tenu une réunion conjointe annuelle et publique du conseil communal et du conseil de l'action sociale.
La date et l'ordre du jour de cette réunion sont fixés par le collège communal.
Cette réunion a pour objet obligatoire la présentation du rapport annuel sur l'ensemble des synergies existantes et à développer entre la commune et le centre public d'action sociale, ainsi que les économies d'échelle et les suppressions des doubles emplois ou chevauchements d'activités du centre public d'action sociale et de la commune.
Ce rapport est établi par le comité de concertation.
Article 57 – Outre l'obligation énoncée à l'article précédent, le conseil communal et le conseil de l'action sociale ont la faculté de tenir des réunions conjointes.
Chacun des deux conseils peut, par un vote, provoquer la réunion conjointe. Le collège communal dispose également de la compétence pour convoquer la réunion conjointe, de même qu'il fixe la date et l'ordre du jour de la séance.
Article 58 – Les réunions conjointes du conseil communal et du conseil de l'action sociale ont lieu dans la salle du conseil communal ou dans tout autre lieu approprié fixé par le collège communal et renseigné dans la convocation
Article 59 – Les convocations aux réunions conjointes sont signées par le bourgmestre, le président du conseil de l'action sociale, les secrétaires communal et de CPAS.
Article 60 – Les réunions conjointes du conseil communal et du conseil de l'action ne donnent lieu à aucun vote. Aucun quorum n'est requis.
Article 61 – La présidence et la police de l'assemblée appartiennent au bourgmestre. En cas d'absence ou d'empêchement du bourgmestre, il est remplacé par le président du conseil de l'action sociale, ou, par défaut, à un échevin suivant leur rang.
Article 62 – Le secrétariat des réunions conjointes est assuré par le secrétaire communal ou un agent désigné par lui à cet effet.
Article 63 – Une synthèse de la réunion conjointe est établie par l'agent visé à l'article 62 du présent règlement, et transmis au collège communal et au président du conseil de l'action sociale dans les 30 jours de la réunion visée ci-dessus, à charge pour le collège et le président du conseil de l'action sociale d'en donner connaissance au conseil communal et au conseil de l'action sociale lors de leur plus prochaine séance respective.
Chapitre 5 - La perte des mandats dérivés dans le chef du conseiller communal démissionnaire / exclu de son groupe politique
Article 64 - Conformément à l'article L1123-1, par. 1er, alinéa 1, du Code de la démocratie locale et de la décentralisation, le ou les conseillers élus sur une même liste lors des élections constituent un groupe politique dont la dénomination est celle de ladite liste.
Article 65 - Conformément à L1123-1, par. 1er, alinéa 2, du Code de la démocratie locale et de la décentralisation, le conseiller qui, en cours de législature, démissionne de son groupe politique est démissionnaire de plein droit de tous les mandats qu'il exerçait à titre dérivé tel que défini à l’article L5111-1 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation.
Article 66 - Conformément à l’article L1123-1, par. 1er, alinéa 3, du Code de la démocratie locale et de la décentralisation, le conseiller qui, en cours de législature, est exclu de son groupe politique, est démis de plein droit de tous les mandats qu’il exerçait à titre dérivé tel que défini à l’article L5111-1 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation.
Chapitre 6 – Le droit d'interpellation des habitants
Article 67 - Tout habitant de la commune dispose, aux conditions fixées dans le présent chapitre, d'un droit d'interpeller directement le collège communal en séance publique du conseil communal.
Par 'habitant de la commune', il faut entendre:
- toute personne physique de 18 ans accomplis inscrite au registre de la population de la commune depuis 6 mois au moins;
- toute personne morale dont le siège social ou d'exploitation est localisé sur le territoire de la commune et qui est représentée par une personne physique de 18 ans accomplis.
Les conseillers communaux ne bénéficient pas dudit droit.
Article 68 - le texte intégral de l’interpellation proposée est adressé par écrit au collège communal, si le Modavien estime qu’il en a le temps avant la date du dit conseil. Si non, le Modavien pourra interpeller le collège communal lors d’un conseil communal quand il le désire. L’interpellation doit être à portée générale, ne pas être contraire aux libertés et aux droits fondamentaux et ne pas porter sur une question de personne.
Article 69 - abrogé (CC 24.09.2015)
Article 70 - Les interpellations se déroulent comme suit:
- elles ont lieu en séance publique du conseil communal;
- elles sont entendues dans l'ordre de leur réception chronologique par le bourgmestre;
- l'interpellant expose sa question à l'invitation du président de séance dans le respect des règles organisant la prise de parole au sein de l'assemblée, il dispose pour ce faire de 10 minutes maximum;
- le collège répond aux interpellations en 10 minutes maximum;
- l'interpellant dispose de 2 minutes pour répliquer à la réponse, avant la clôture définitive du point de l'ordre du jour;
- il n'y a pas de débat; de même l'interpellation ne fait l'objet d'aucun vote en séance du conseil communal;
- l'interpellation est transcrite dans le procès-verbal de la séance du conseil communal, lequel est publié sur le site internet de la commune.
Article 71 - Il ne peut être développé qu'un maximum de 4 interpellations par séance du conseil communal. Les interpellations qui ne pourront être développées lors d’une séance du Conseil communal seront examinées au plus prochain conseil.
Article 72 - Un même habitant ne peut faire usage de son droit d'interpellation que quatre fois au cours d'une période de douze mois.
TITRE II – LES RELATIONS ENTRE LES AUTORITES COMMUNALES ET L'ADMINISTRATION – DEONTOLOGIE, ETHIQUE ET DROITS DES CONSEILLERS
Chapitre 1er – Les relations entre les autorités communales et l'administration locale
Article 73 - Sans préjudice des articles L1124-3 et L1124-4 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation et de l'article 74 du présent règlement, le conseil communal, le collège communal, le bourgmestre et le secrétaire communal collaborent selon les modalités qu'ils auront établies, notamment quant à l'organisation et le fonctionnement des services communaux et la manière de coordonner la préparation et l'exécution par ceux-ci des décisions du conseil communal, du collège communal et du bourgmestre.
Chapitre 2 – Les règles de déontologie et d'éthique des conseillers communaux
Article 74 – Conformément à l'article L1122-18 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation, les conseillers communaux s'engagent à:
- exercer leur mandat avec probité et loyauté;
- refuser tout cadeau, faveur, invitation ou avantage en tant que représentant de l'institution locale, qui pourrait influer sur l'impartialité avec laquelle ils exercent leurs fonctions;
- spécifier s'ils agissent en leur nom personnel ou au nom de l’institution locale qu'ils représentent, notamment lors de l’envoi de courrier à la population locale;
- assumer pleinement (c’est-à-dire avec motivation, disponibilité et rigueur) leur mandat et leurs mandats dérivés;
- rendre compte régulièrement de la manière dont ils exercent leurs mandats dérivés;
- participer avec assiduité aux réunions des instances de l’institution locale, ainsi qu’aux réunions auxquelles ils sont tenus de participer en raison de leur mandat au sein de ladite institution locale;
- prévenir les conflits d’intérêts et exercer leur mandat et leurs mandats dérivés dans le but exclusif de servir l’intérêt général;
- déclarer tout intérêt personnel dans les dossiers faisant l’objet d’un examen par l’institution locale et, le cas échéant, s’abstenir de participer aux débats (on entend par "intérêt personnel" tout intérêt qui affecte exclusivement le patrimoine du mandataire ou de ses parents et alliés jusqu’au deuxième degré);
- refuser tout favoritisme (en tant que tendance à accorder des faveurs injustes ou illégales) ou népotisme;
10. adopter une démarche proactive, aux niveaux tant individuel que collectif, dans l’optique d’une bonne gouvernance;
11. rechercher l’information nécessaire au bon exercice de leur mandat et participer activement aux échanges d’expériences et formations proposées aux mandataires des institutions locales, et ce, tout au long de leur mandat;
12. encourager toute mesure qui favorise la performance de la gestion, la lisibilité des décisions prises et de l’action publique, la culture de l’évaluation permanente ainsi que la motivation du personnel de l’institution locale;
13. encourager et développer toute mesure qui favorise la transparence de leurs fonctions ainsi que de l’exercice et du fonctionnement des services de l’institution locale;
14. veiller à ce que tout recrutement, nomination et promotion s’effectuent sur base des principes du mérite et de la reconnaissance des compétences professionnelles et sur base des besoins réels des services de l’institution locale;
15. être à l’écoute des citoyens et respecter, dans leur relation avec ceux-ci, les rôles et missions de chacun ainsi que les procédures légales;
16. s’abstenir de diffuser des informations de type propagande ou publicitaire qui nuisent à l’objectivité de l’information ainsi que des informations dont ils savent ou ont des raisons de croire qu’elles sont fausses ou trompeuses;
17. s’abstenir de profiter de leur position afin d’obtenir des informations et décisions à des fins étrangères à leur fonction et ne pas divulguer toute information confidentielle concernant la vie privée d’autres personnes;
18. respecter les principes fondamentaux tenant à la dignité humaine.
Chapitre 3 – Les droits des conseillers communaux
Section 1 - Le droit, pour les membres du conseil communal, de poser des questions écrites et orales d'actualité au collège communal
Article 75 – Par. 1er -Les membres du conseil communal ont le droit de poser des questions écrites et orales d'actualité au collège communal sur les matières qui relèvent de la compétence:
1° de décision du collège ou du conseil communal;
2° d'avis du collège ou du conseil communal dans la mesure où cette compétence a un objet qui concerne le territoire communal.
Par. 2 - Par "questions d’actualité", il y a lieu d’entendre les situations ou faits récents, c’est-à-dire ne remontant pas à une date plus éloignée que celle de la précédente séance du conseil communal.
Article 76 - Il est répondu aux questions écrites dans le mois de leur réception par le bourgmestre ou par celui qui le remplace.
Article 77 - Par. 1er - Lors de chaque réunion du conseil communal, une fois terminé l'examen des points inscrits à l'ordre du jour de la séance publique, le président accorde la parole aux membres du conseil qui la demandent afin de poser des questions orales d'actualité au collège communal, étant entendu qu'il l'accorde selon l'ordre des demandes et, en cas de demandes simultanées, selon l'ordre du tableau de préséance tel qu'il est établi au Titre Ier, Chapitre 1er, du présent règlement.
Il est répondu aux questions orales:
- soit séance tenante;
- soit lors de la prochaine réunion du conseil communal, avant que le président accorde la parole afin que, le cas échéant, de nouvelles questions orales d’actualité soient posées.
Par. 2 – Les questions discutées en séance sont notamment régies par les modalités suivantes:
- le conseiller dispose d’un maximum de 10 minutes pour développer sa question;
- le collège répond à la question en 10 minutes maximum;
- le conseiller dispose de 2 minutes pour répliquer à la réponse;
- les questions sont examinées en séance publique ou à huis clos, selon les règles ordinaires inscrites aux articles L1122-20 à L1122-22 du Code de la démocratie locale et de la décentralisation.
Les questions des conseillers communaux sont transcrites dans le procès-verbal de la séance du conseil communal, conformément à l’article 46 du présent règlement. [option à indiquer si l’option de la transcription des questions a été prise sous l’article 46 du présent modèle].
Section 2 - Le droit, pour les membres du conseil communal, d'obtenir copie des actes et pièces relatifs à l'administration de la commune
Article 78 - Aucun acte, aucune pièce concernant l'administration de la commune ne peut être soustrait à l'examen des membres du conseil communal.
Article 79 - Les membres du conseil communal ont le droit d'obtenir copie des actes et pièces dont il est question à l'article 78, moyennant paiement d'une redevance fixée comme suit: 5cts la feuille, ce taux n'excédant pas le prix de revient.
En vue de cette obtention, les membres du conseil communal remplissent une formule de demande qu'ils retirent au secrétariat communal et qu'ils remettent au bourgmestre ou à celui qui le remplace.
Les copies demandées sont envoyées dans le 3ème jour ouvrable de la réception de la formule de demande par le bourgmestre ou par celui qui le remplace.
Section 3 - Le droit, pour les membres du conseil communal, de visiter les établissements et services communaux
Article 80 - Les membres du conseil communal ont le droit de visiter les établissements et services communaux, accompagnés d'un membre du collège communal en introduisant une demande de rendez-vous écrite au moins 7 jours à l’avance
Article 81 - Durant leur visite, les membres du conseil communal sont tenus de se comporter d'une manière passive.
Section 4 – Le droit des membres du conseil communal envers les asbl à prépondérance communale
Article 82 – Les conseillers communaux peuvent consulter les budgets, comptes et délibérations des organes de gestion et de contrôle des asbl au sein desquelles la commune détient une position prépondérante, au sens de l’article L1234-2, par. 2, du Code de la démocratie locale et de la décentralisation, et visiter leurs bâtiments et services.
Les modalités de ce droit de visite et de consultation sont fixées dans le cadre du contrat de gestion à conclure entre la commune et l’asbl concernée.
Article 83 – Tout conseiller qui a exercé les droits prévus à l’article précédent peut adresser un rapport écrit au conseil communal. Ce rapport écrit doit être daté, signé et remis au bourgmestre qui en envoie copie à tous les membres du conseil.
Section 5 - Les jetons de présence
Article 84 – Par. 1er - Les membres du conseil communal – à l'exception du bourgmestre et des échevins, conformément à l'article L1123-15, par. 3, du Code de la démocratie locale et de la décentralisation - perçoivent un jeton de présence lorsqu'ils assistent aux réunions du conseil communal, et aux réunions des commissions.
Par. 2. – Par dérogation au par. 1er, le président d’assemblée visé à l’article 24 du présent règlement d’ordre intérieur et désigné conformément à l’article L1122-34, par 3 et par. 4, du Code de la démocratie locale et de la décentralisation perçoit un double jeton de présence par séance du conseil communal qu’il préside. Il ne reçoit aucun autre avantage ou rétribution.
Article 85 - Le montant du jeton de présence est fixé à 50 € brut à l’indice 138,01.
Ce montant sera indexé annuellement.
: 085/41.02.20 - Fax : 085/41.02.25